Datos, privacidad e IA

En corto: todos los datos se quedan en la infraestructura de Atlassian. El proveedor no los ve nunca.

Dónde viven los datos

Todos los datos de la app se guardan en el almacenamiento alojado de Forge, sobre infraestructura de Atlassian, aislados por sitio. No hay servicios de terceros, ni analítica, ni seguimiento, ni flujos de datos externos de ningún tipo. El almacenamiento alojado de Forge sigue la configuración de residencia de datos del producto anfitrión.

Qué guarda la app

Por recordatorio: el identificador de cuenta de la persona propietaria, la clave del ticket o el texto JQL, la definición del disparador (incluido el texto de la condición de IA si se usa), los canales de notificación, el idioma del perfil de la persona propietaria, el estado y las marcas de tiempo. Además: las notificaciones dentro de la app, un registro de auditoría por recordatorio y contadores de uso de los créditos de IA. El fondo mensual del sitio se cuenta de forma anónima; junto a él, la app lleva un contador por persona y mes.

Una notificación dentro de la app contiene el asunto, la marca de tiempo y el texto de la notificación. En los disparadores de comentario y de IA, ese texto incluye un extracto del comentario que lo ha provocado, de 200 caracteres como máximo. Ese extracto es exactamente lo que la persona destinataria ya puede leer en el ticket, y la app vuelve a comprobar ese permiso al abrir las notificaciones. Más allá de ese extracto, el contenido de los tickets no se copia al almacenamiento de la app.

Qué entra en el alcance de la residencia de datos

Atlassian deja la definición al proveedor de la app y exige que la publique. Para HeadsUp la respuesta es corta.

Todos los datos de la app entran en el alcance. Todo lo que la app guarda, como se describe más arriba, se conserva en el almacenamiento alojado de Forge, sobre infraestructura de Atlassian, que sigue la ubicación fijada para el producto anfitrión.

Nada queda fuera del alcance. La app no guarda nada fuera del almacenamiento alojado de Forge y no define ningún flujo de datos propio hacia fuera.

Comentarios con visibilidad restringida

Los comentarios restringidos a un rol de proyecto o a un grupo no llegan en absoluto a HeadsUp. La app funciona con su propio usuario de app, y Jira no entrega ningún evento para un comentario que ese usuario no puede ver. Las notas internas de Service Management sí llegan, porque allí la app tiene la visibilidad de los agentes. Para todo lo que llega, HeadsUp nunca guarda, muestra ni envía el texto: la notificación, la entrada de la bandeja y el historial llevan una frase neutra en lugar del extracto, y no se escribe ningún comentario automático. Los recordatorios de IA omiten por completo esos comentarios, así que su texto no llega a ningún modelo y no se consume crédito. La administración del proyecto puede añadir deliberadamente el usuario de app a un rol restringido; el comentario activa entonces un recordatorio, y la supresión de su contenido se mantiene. Consulta Instalación y permisos.

Conviene conocer un límite. La app reacciona al evento del comentario. Si un comentario se escribe en abierto y se restringe segundos después, para entonces ya se ha entregado como comentario abierto, y restringirlo más tarde no alcanza a un correo que ya va de camino.

A qué tiene acceso el proveedor

A nada de lo que guarda la app: el almacenamiento alojado de Forge lo opera Atlassian y el proveedor no lo puede leer. Los registros operativos de la plataforma se mantienen deliberadamente libres de datos personales y de contenido; contienen identificadores técnicos y mensajes de error, pero ningún texto de comentario, ninguna justificación de la IA y ningún identificador de cuenta completo.

Procesamiento con IA

Los recordatorios con condición de IA evalúan los comentarios nuevos mediante la API Forge LLMs: modelos alojados y operados por Atlassian sobre infraestructura de Atlassian. Los textos de los comentarios no salen de la plataforma de Atlassian. Se aplican la política de uso aceptable y la moderación de IA de Atlassian. No hay costes de IA para la organización cliente; el uso de los modelos se factura al proveedor de la app.

Cada decisión de la IA se escribe en el registro de auditoría del recordatorio, dentro del almacenamiento propio del sitio, donde cualquiera puede revisarla.

Los créditos de IA en detalle

• Fondo mensual por sitio: usuarios de Jira con licencia × 20 (Standard) o × 200 (Advanced) créditos de IA, con un fondo mínimo garantizado para sitios pequeños (100 y 500) y un tope en 1.000 usuarios. Si un sitio tiene varios productos de Jira, cuenta el número mayor de usuarios, así que nadie se cuenta dos veces.
• Todos los usuarios comparten el fondo libremente, con el mismo modelo que Atlassian Automation. El consumo es visible para todos dentro de la app.
• Cuando el fondo se agota, los recordatorios de IA se pausan hasta el día 1 del mes siguiente. Quien tenga un recordatorio de IA que quiera activarse después recibe un aviso una vez al mes, en la bandeja de entrada y por correo; quien no tenga ninguno no recibe aviso. El resto de funciones sigue con normalidad.
• Control de costes incorporado: los comentarios se prefiltran por JQL antes de cualquier llamada a la IA, los comentarios de menos de 15 caracteres no se evalúan nunca y los comentarios de apps y automatizaciones tampoco llegan a ningún modelo.

Mantenimiento automático

Dos procesos programados evitan que se desperdicien los créditos de IA compartidos. Ninguno de los dos borra nada.

Cuando una cuenta de Jira queda desactivada, un proceso diario pausa los recordatorios de esa persona. Las vigilancias de cuentas que ya no están seguirían funcionando y consumiendo los créditos de IA compartidos del sitio, y en los disparadores de IA el crédito se consume incluso antes de llamar al modelo. La app solo pausa cuando la cuenta está explícitamente desactivada; si el estado no se puede determinar, deja el recordatorio como está. Reactivar la cuenta no reactiva los recordatorios a propósito: tras una ausencia larga, las vigilancias antiguas a menudo ya no se quieren y volverían a consumir créditos de IA de inmediato. Cada entrada afectada lleva un botón Reactivar, así que cada persona decide cuáles sigue necesitando.

Las fechas de caducidad se revisan cada hora. Cada persona puede dar una fecha de caducidad a sus recordatorios repetidos y a sus alertas de filtro, y viene preseleccionado sin caducidad. Las reglas caducadas quedan pausadas y se amplían con un clic.

Retención

Las notificaciones dentro de la app y el registro de auditoría no caducan. Nada dentro de la app las borra de forma programada; los dos procesos programados de arriba solo cambian el estado de los recordatorios. Se quedan en el almacenamiento de la app del propio sitio hasta que se eliminan con la función de borrado dentro de la app, y como muy tarde cuando Atlassian borra el almacenamiento de la app tras la desinstalación.

Borrado y desinstalación

Cada persona puede borrar recordatorios sueltos en cualquier momento. Al hacerlo se van también su historial de auditoría y las notificaciones propias sobre él; en un recordatorio compartido, la bandeja de entrada de la persona propietaria queda intacta. Una sola acción dentro de la app elimina todo lo demás: todos los recordatorios, la bandeja de entrada completa, el historial de auditoría, los contadores de uso personales y la marca del diálogo de bienvenida. Ese diálogo vuelve a aparecer después, y es lo previsto. Tras la desinstalación, Atlassian borra el almacenamiento de la app según el periodo de retención de la plataforma Forge (actualmente 28 días). El proveedor no conserva copias.