Ticket-Erinnerungen

Ticket-Erinnerungen leben dort, wo die Arbeit passiert: am Ticket selbst. Dazu ein beliebiges Jira-Ticket öffnen, das Panel HeadsUp aufsuchen und + Neue Erinnerung wählen.

Verfügbare Auslöser

Auslöser	Verhalten
Status wechselt …	Ein Zielstatus aus dem echten Workflow des Tickets, oder jede Status-Änderung
Neuer Kommentar	Optional mit Stichwort-Filter: nur melden, wenn ein Wort wie „Eskalation“ vorkommt (Groß- und Kleinschreibung egal)
Ticket wird mir zugewiesen	Meldet sich nur, wenn die anlegende Person die Zuweisung bekommt
Zuweisung ändert sich	Jede Änderung der Zuweisung
Priorität ändert sich	Jede Prioritäts-Änderung
Zu einem Zeitpunkt	Datum und Uhrzeit, zum Beispiel eine Wiedervorlage am 15.08. um 9:00. Kann sich täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholen
KI erkennt …	Eine Bedingung in eigenen Worten, siehe KI-Erkennung

Einen Zeitpunkt wiederholen

Eine Zeitpunkt-Erinnerung kann sich wiederholen. Unter Datum und Uhrzeit bietet Wiederholung die Werte Wiederholt sich nicht, Täglich, Wöchentlich am … und Monatlich am …, wobei Wochentag und Tag aus dem gewählten Datum stammen, so wie ein Kalender das macht.

Drei Punkte sind es wert, sie zu kennen, denn an ihnen scheitern selbstgebaute Wiederholungen üblicherweise.

• Die Uhrzeit bleibt die Uhrzeit. Wer 9:00 wählt, wird auch nach der Zeitumstellung um 9:00 erinnert und nicht um 8:00 oder 10:00. HeadsUp merkt sich die Zeitzone der anlegenden Person und rechnet in deren Kalender.
• Der Takt hängt am gewählten Datum, nicht am Moment der Zustellung. Läuft eine stündliche Prüfung zu spät, wird der nächste Termin trotzdem vom ursprünglichen gerechnet. Die Reihe verschiebt sich also nicht.
• Monatlich klemmt auf den Monatsletzten. Der 31. Januar wird im Februar zum 28. oder 29., und im März ist es wieder der 31. Jeder Monat bekommt seine Erinnerung, und der gewählte Tag geht nie verloren.

Eine wiederkehrende Erinnerung braucht ein Ende, deshalb erscheint das Feld Läuft aus auch für sie.

Kommentare mit eingeschränkter Sichtbarkeit

Auf eine Projektrolle beschränkte Kommentare erreichen HeadsUp gar nicht erst und lösen deine Erinnerung deshalb nicht aus. Interne Notizen im Service Management erreichen die App und lösen aus, HeadsUp zeigt ihren Text aber nie an und schreibt dafür auch keinen Auto-Kommentar; KI-Erinnerungen lassen sie ganz aus und verbrauchen keinen Credit. Ein Projektadministrator kann den App-Benutzer in die beschränkte Rolle eintragen, dann löst auch ein rollenbeschränkter Kommentar aus, ohne dass sein Inhalt sichtbar wird. Details unter Installation und Berechtigungen.

Zwei Optionen bei jeder Erinnerung

• Zusätzlich als Kommentar am Ticket: Die Meldung erscheint auch im Aktivitätsverlauf des Tickets. Wichtig: Ticket-Kommentare sehen alle, die das Ticket lesen können, nicht nur die anlegende Person.
• Nach dem Auslösen aktiv lassen: Die Erinnerung löst wiederholt aus (↻ in der Liste). Ohne diese Option löst sie genau einmal aus und wird als erledigt (✅) markiert.

Ablaufdatum

Erinnerungen, die mehr als einmal auslösen, können ein Ablaufdatum bekommen. Das Feld Läuft aus erscheint, sobald Nach dem Auslösen aktiv lassen gesetzt ist oder sich ein Zeitpunkt wiederholt, und bietet Kein Ablaufdatum, In 2 Wochen, In 1 Monat, In 3 Monaten, In 6 Monaten oder ein bestimmtes Datum.

Voreingestellt ist kein Ablaufdatum, eine Erinnerung läuft also unbegrenzt, solange nichts anderes gewählt wird.

Sieben Tage vor dem Termin meldet sich HeadsUp einmal, sodass sich die Erinnerung verlängern lässt. Läuft sie ab, wird sie stillgelegt und nicht gelöscht: sie bleibt mit ⏸ in der Liste, und ein Klick auf Um 3 Monate verlängern weckt sie wieder.

Die Liste lesen

Symbol	Bedeutung
🔼	Aktiv, wartet auf das Ereignis
✅	Bereits ausgelöst (Einmal-Erinnerungen)
⏸	Stillgelegt: abgelaufen, Besitzer deaktiviert oder Zielticket nicht erreichbar
💬	Meldet zusätzlich als Ticket-Kommentar
↻	Löst mehr als einmal aus, entweder wiederholt auf ein Ereignis oder auf einen wiederkehrenden Termin

Bei aktiven Erinnerungen mit Ablaufdatum steht der Termin unter dem Eintrag, bei stillgelegten der Grund. Zielticket nicht erreichbar steht dort, wenn eine Zustellung das Ticket nicht mehr findet, weil es gelöscht, verschoben oder für die App nicht mehr sichtbar ist. Der Eintrag ergänzt dann den Hinweis „Aktiviere sie erst wieder, wenn das Ticket zurück ist. Sonst legt die nächste Zustellung sie sofort wieder still.“

Bearbeiten öffnet denselben Dialog noch einmal, gefüllt mit dem Gespeicherten. Eine falsche Uhrzeit oder ein vertipptes Stichwort kostet damit eine Korrektur statt einer neuen Erinnerung. Ändern lässt sich alles, auch der Auslöser-Typ selbst. Eine bereits ausgelöste Erinnerung wird beim Bearbeiten wieder aktiv, denn genau das ist offensichtlich gemeint. Bearbeiten steht an beiden Stellen, im Panel am Ticket und auf der Übersichtsseite, und beide öffnen denselben Dialog. Filter-Alarme lassen sich gar nicht bearbeiten, siehe Filter-Alarme.

Erinnerungen lassen sich jederzeit löschen. Sichtbar sind ausschließlich die eigenen Erinnerungen; das wird auch serverseitig erzwungen.

Das Protokoll einer Erinnerung

Unter jeder Erinnerung steht Protokoll anzeigen. Der Klick klappt auf, was HeadsUp zu dieser Erinnerung festgehalten hat, im Panel am Ticket ebenso wie auf der Übersichtsseite. Geladen wird erst beim Aufklappen, eine lange Liste bleibt dadurch schnell.

Jeder Eintrag nennt die Entscheidung im Klartext, das Ticket, um das es ging, und den Zeitpunkt. Wo eine Begründung gespeichert ist, steht sie darunter; bei KI-Einträgen ist das der Satz des Modells samt Modellname. Solange nichts passiert ist, steht dort „Noch nichts protokolliert. Einträge erscheinen, sobald diese Erinnerung geprüft wird oder auslöst.“

Welche Entscheidungen ein Protokoll enthalten kann, steht unter Benachrichtigungen und Inbox.

Genauigkeit der Zeitpunkt-Erinnerungen

Zeitpunkt-Erinnerungen arbeiten im Stunden-Raster. Die Benachrichtigung kann bis zu etwa einer Stunde nach der gewählten Uhrzeit eintreffen. Bei einer wiederkehrenden Erinnerung betrifft diese Verzögerung nur den einzelnen Termin, der nächste wird vom gewählten Datum gerechnet. Die Reihe behält ihre Uhrzeit.