Benachrichtigungen und Inbox

E-Mail

Benachrichtigungen kommen über Jiras regulären Mail-Versand. Der Betreff folgt diesem Muster:

🔼 HeadsUp PROJ-123: was passiert ist [Name des Filter-Alarms]

E-Mails werden in der Atlassian-Profilsprache der jeweiligen Person verschickt (Deutsch, Englisch, Spanisch oder Französisch, mit Englisch als Rückfallebene).

Die eingebaute Inbox

Jede Benachrichtigung landet zusätzlich in der Inbox auf der HeadsUp-Übersichtsseite. Nichts hängt allein am Postfach. Der Weg dorthin führt über Apps in der oberen Navigation, dann HeadsUp, dann den Reiter Benachrichtigungen. Ungelesene Einträge sind hervorgehoben und lassen sich einzeln oder alle auf einmal als gelesen markieren. Die Liste umfasst die 25 neuesten Einträge, ältere Benachrichtigungen werden nicht mehr angezeigt.

Übersichtsseite mit aktivem Benachrichtigungen-Tab und ungelesenen Einträgen

In Atlassians eigener Benachrichtigungsglocke erscheinen HeadsUp-Benachrichtigungen nicht. Eine Forge-App kann dort nichts einstellen.

Optional: Kommentar am Ticket

Jede Erinnerung kann ihre Meldung zusätzlich als Kommentar am Ticket hinterlassen („Zusätzlich als Kommentar am Ticket“). Damit wird das Ereignis für das ganze Team im Aktivitätsverlauf sichtbar.

Auf eine Projektrolle beschränkte Kommentare erreichen HeadsUp gar nicht erst und lösen deine Erinnerung deshalb nicht aus. Interne Notizen im Service Management erreichen die App und lösen aus, HeadsUp zeigt ihren Text aber nie an und schreibt dafür auch keinen Auto-Kommentar; KI-Erinnerungen lassen sie ganz aus und verbrauchen keinen Credit. Ein Projektadministrator kann den App-Benutzer in die beschränkte Rolle eintragen, dann löst auch ein rollenbeschränkter Kommentar aus, ohne dass sein Inhalt sichtbar wird. Details unter Installation und Berechtigungen.

Das Protokoll je Erinnerung

Jede Erinnerung und jeder Filter-Alarm führt ein eigenes Protokoll, das Audit-Log. Es steht unter dem Eintrag hinter Protokoll anzeigen, im HeadsUp-Panel am Ticket wie auf der Übersichtsseite. Geladen wird es erst beim Aufklappen, damit eine lange Liste schnell bleibt. Sichtbar sind ausschließlich die eigenen Erinnerungen, und bei Einträgen mit Ticketbezug nur die Tickets, die du sehen darfst.

Ein Eintrag besteht aus der Entscheidung im Klartext, dem Ticket, falls eines dazugehört, dem Zeitpunkt und, wo eine gespeichert ist, der Begründung. Bei KI-Entscheidungen ist diese Begründung der Satz des Modells samt Modellname. Die übrigen Begründungen stammen aus der Technik, etwa eine Fehlermeldung von Jira, und stehen so da, wie sie angefallen sind.

Diese 16 Entscheidungen kann ein Protokoll enthalten, geordnet nach Zustellung, KI-Prüfung, Stilllegung und Fehlern bei einer Abfrage.

Eintrag	Was er bedeutet
Ausgelöst und zugestellt	Die Erinnerung hat ausgelöst, und jeder gewählte Weg hat zugestellt.
Ausgelöst, ein Zustellweg ist fehlgeschlagen	Sie hat ausgelöst, aber die E-Mail oder der Ticket-Kommentar kam nicht durch.
Die E-Mail konnte nicht gesendet werden	Jiras Mail-Versand hat die Benachrichtigung abgelehnt.
Der Kommentar konnte nicht ins Ticket geschrieben werden	Der optionale Auto-Kommentar ist gescheitert, etwa weil eine Berechtigung fehlt.
Kommentar ausgelassen, der auslösende Kommentar ist eingeschränkt sichtbar	Es wurde bewusst kein Auto-Kommentar geschrieben, damit der Inhalt nicht über das Ticket sichtbar wird.
Die KI hat einen Treffer gefunden	Die Bedingung traf zu, die Benachrichtigung ging raus.
Die KI hat keinen Treffer gefunden	Bewertet und verneint, das Schweigen war also gewollt.
Die KI-Prüfung ist fehlgeschlagen	Das Modell war nicht erreichbar oder hat nichts Verwertbares geliefert.
KI-Credits aufgebraucht, Prüfung ausgelassen	Der Monats-Pool der Instanz war leer, siehe KI-Erkennung.
KI-Prüfung ausgelassen, der Kommentar ist eingeschränkt sichtbar	Der Text erreicht kein Modell, und es wird kein Credit verbraucht.
Zielticket nicht erreichbar, Erinnerung stillgelegt	Das Ticket wurde gelöscht, verschoben oder ist für die App nicht mehr sichtbar.
Ablaufdatum erreicht, Erinnerung stillgelegt	Das Ablaufdatum ist erreicht; Um 3 Monate verlängern weckt die Erinnerung wieder.
Besitzerkonto deaktiviert, Erinnerung stillgelegt	Der tägliche Lauf hat ein deaktiviertes Jira-Konto gefunden.
Jira hat den JQL-Filter abgelehnt	Die gespeicherte JQL ist nicht mehr gültig, etwa weil ein Feld oder ein Projekt fehlt.
Die SLA-Daten konnten nicht gelesen werden	Die SLA-Frühwarnung konnte die Daten eines Requests nicht lesen.
Die SLA-Prüfung ist fehlgeschlagen	Der stündliche SLA-Lauf endete mit einem Fehler.

Eigene Daten verwalten

Die Übersichtsseite listet alle eigenen Erinnerungen und Filter-Alarme. Ticket-Erinnerungen lassen sich dort bearbeiten, Filter-Alarme nicht, bei ihnen bleibt es beim Löschen und Neuanlegen. Einzelne Einträge lassen sich jederzeit löschen; der Button „Alle meine Erinnerungen löschen“ entfernt nach einem Bestätigungs-Klick alles auf einmal, also auch die Benachrichtigungen in der Inbox und die Audit-Historie. Sichtbar und verwaltbar sind ausschließlich die eigenen Erinnerungen.