FAQ und Fehlersuche

Warum kam keine E-Mail?

1. War die Erinnerung schon ausgelöst (✅)? Einmal-Erinnerungen lösen genau einmal aus.
2. Passt die Bedingung exakt, zum Beispiel der richtige Zielstatus?
3. Jira-Mails brauchen manchmal ein bis zwei Minuten. Ein Blick in den Spam-Ordner lohnt sich, und die Benachrichtigung steht zusätzlich in der eingebauten Inbox.
4. Bei KI-Erinnerungen: War die Aussage zu vage, oder sind die KI-Credits der Site aufgebraucht? Der Stand ist oben auf der HeadsUp-Übersichtsseite sichtbar.

Warum hat eine KI-Erinnerung ausgelöst (oder geschwiegen)?

Jede KI-Entscheidung steht mit kurzer Begründung im Audit-Log der Erinnerung, das sich unter der Erinnerung über Protokoll anzeigen aufklappt. Bedingungen funktionieren am besten, wenn sie das Gemeinte beschreiben statt exakter Wörter; Details unter KI-Erkennung.

Wo sehe ich, was eine Erinnerung gemacht hat?

Unter jeder Erinnerung und jedem Filter-Alarm steht Protokoll anzeigen, im HeadsUp-Panel am Ticket wie auf der Übersichtsseite. Aufgeklappt zeigt das Protokoll je Eintrag die Entscheidung im Klartext, das betroffene Ticket, den Zeitpunkt und, wo vorhanden, die Begründung. Die Liste der möglichen Einträge steht unter Benachrichtigungen und Inbox.

Lässt sich ein Filter-Alarm bearbeiten?

Nein. Bei einem Filter-Alarm steht nur Löschen, und der Server weist eine Änderung ebenfalls ab. Wer JQL, Auslöser oder Namen ändern will, löscht den Alarm und legt ihn neu an. Ticket-Erinnerungen lassen sich dagegen bearbeiten, im Panel am Ticket wie auf der Übersichtsseite.

Löst ein eingeschränkt sichtbarer Kommentar meine Erinnerung aus?

Auf eine Projektrolle beschränkte Kommentare erreichen HeadsUp gar nicht erst und lösen deine Erinnerung deshalb nicht aus. Interne Notizen im Service Management erreichen die App und lösen aus, HeadsUp zeigt ihren Text aber nie an und schreibt dafür auch keinen Auto-Kommentar; KI-Erinnerungen lassen sie ganz aus und verbrauchen keinen Credit. Ein Projektadministrator kann den App-Benutzer in die beschränkte Rolle eintragen, dann löst auch ein rollenbeschränkter Kommentar aus, ohne dass sein Inhalt sichtbar wird. Details unter Installation und Berechtigungen.

Lassen sich Erinnerungen für Kolleginnen und Kollegen anlegen?

Noch nicht. Team-Erinnerungen stehen auf der Roadmap. Aktuell sieht und verwaltet jede Person ausschließlich die eigenen Erinnerungen.

Kann sich eine Erinnerung jede Woche wiederholen?

Ja. Auslöser Zu einem Zeitpunkt wählen und Wiederholung auf täglich, wöchentlich oder monatlich stellen. Wochentag und Monatstag kommen aus dem gewählten Datum. Die Uhrzeit übersteht die Zeitumstellung, und monatlich klemmt auf den Monatsletzten, der 31. Januar wird im Februar also zum 28. oder 29. und ist im März wieder der 31. Details unter Ticket-Erinnerungen.

Freie Intervalle wie „alle drei Wochen“, Wochentags-Mengen wie „Mo, Mi, Fr“ und ein Ende nach einer Anzahl von Terminen gibt es nicht. Das Ende regelt Läuft aus.

Was passiert, wenn ein überwachtes Ticket gelöscht wird?

Die nächste Zustellung läuft in ein gelöschtes Ticket und legt die Erinnerung still, statt sie auszulösen. Sie bleibt als Zielticket nicht erreichbar in der Liste, und dasselbe gilt für ein verschobenes oder für die App nicht mehr sichtbares Ticket. Wieder aktivieren hilft erst, wenn das Ticket zurück ist: „Aktiviere sie erst wieder, wenn das Ticket zurück ist. Sonst legt die nächste Zustellung sie sofort wieder still.“ Eine Erinnerung, die nicht wiederkommt, lässt sich auf der Übersichtsseite löschen.

Folgt ein Filter-Alarm Änderungen am gespeicherten Jira-Filter?

Nein. Die JQL wird beim Anlegen als Schnappschuss gespeichert. Um Filter-Änderungen zu übernehmen, den Alarm neu anlegen.

Warum fehlt der SLA-Auslöser?

Die SLA-Frühwarnung gehört zur Advanced-Edition. In der Standard-Edition erscheint der Auslöser nicht; die Übersichtsseite zeigt einen entsprechenden Hinweis.

Was passiert beim Editionswechsel?

Zwei Dinge überdauern einen Wechsel von Advanced zurück auf Standard, und beide lassen sich einplanen. Bestehende SLA-Alarme bleiben gespeichert, feuern aber nie wieder, denn der stündliche SLA-Lauf endet in der Standard-Edition sofort. Und das Limit der KI-Credits wird sofort neu gerechnet, während der Verbrauch des laufenden Monats stehen bleibt: Wurde diesen Monat schon mehr verbraucht, als Standard erlaubt, liegt die Instanz ab diesem Moment über dem Limit, bis zum Ersten des Folgemonats. Details unter Installation und Berechtigungen.

Was passiert ohne aktive Lizenz?

Statt Panel und Übersichtsseite zeigt HeadsUp dann nur einen Hinweis: Lizenz erforderlich, „HeadsUp hat auf dieser Site keine aktive Lizenz. Bitte wende dich an deinen Jira-Administrator, um die App zu aktivieren.“ Bestehende Erinnerungen werden nicht gelöscht, sie melden sich aber nicht mehr, und neue lassen sich nicht anlegen. Ein Jira-Administrator löst das im Marketplace, indem er das Abonnement aktiviert oder verlängert.

Was kostet HeadsUp?

Preise, Editionen und Testphase stehen im Atlassian-Marketplace-Listing. Sie werden bewusst nur an einer Stelle gepflegt, damit die Doku dem Listing nicht widersprechen kann.

Kann ein Jira-Administrator fremde Erinnerungen sehen?

Nein. Dafür gibt es keine Ansicht, keine Einstellung und keine Berechtigung. Jeder Lesepfad hängt an der Konto-ID der fragenden Person: Ticket-Panel und Übersichtsseite laden ausschließlich deren eigene Erinnerungen, und Inbox, Audit-Log und jede Änderung an einer Erinnerung werden serverseitig erneut geprüft. Administrator-Rechte ändern daran nichts. Was Administratoren haben, wie bei jeder Forge-App, ist das Jira-Audit-Log der Aufrufe, die die App macht, und die Möglichkeit, die App zu deinstallieren, womit alle ihre Daten gelöscht werden.

In welchen Sprachen funktioniert HeadsUp?

Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch. Oberfläche und Benachrichtigungen folgen der Atlassian-Profilsprache der jeweiligen Person, mit Englisch als Rückfallebene. Eine Erinnerung behält die Sprache, in der sie angelegt wurde: Nach einem Sprachwechsel im Profil kommen Benachrichtigungen zu älteren Erinnerungen weiter in der alten Sprache.